Kabelraden

Notulist: Hub Littmann.

Locatie: Motel Akersloot.

Aanwezig: Jan Boergonje; Liesbeth de Jong; Samuel de Leeuw; Richard de Wal; Peter Manasse; Jan Kooy; Monie Lutgerink; Rinus de Haan; Henk Hommes; Wout Louwman; Hub Littmann.

Afwezig m.k.: Alfred Cahn; Thea Schuitemaker; René van Winden (Ziggo).

1) Vanuit de voorbereidingsgroep is Liesbeth de Jong aangewezen om deze vergadering te leiden totdat er een “Dagelijks Bestuur” is gekozen. Ook is er vanuit de voorbereidingsgroep een agenda opgesteld voor deze officiële oprichtingsvergadering van de Regionale Programmaraad Noord Holland.

2) Voorstelrondje; alle aanwezigen stellen zich kort voor en geven ook aan waarom ze zich kandidaat hebben gesteld voor deze nieuwe programmaraad, ontstaan door een fusie van 3 reeds lang bestaande programmaraden.

Mevrouw de Jong vat één en ander samen en geeft nogmaals duidelijk het belang van een goed werkende programmaraad aan. Ze rekent op een vruchtbare en prettige samenwerking en geeft ook aan dat de leden van deze raad een regio vertegenwoordigen, niet meer slechts één gemeente.

Unaniem wordt tot de oprichting van de nieuwe gecombineerde Regionale Programmaraad besloten en de agenda wordt onveranderd vastgesteld.

Er zijn nog 2 vacatures; invulling moet geschieden door kandidaten uit de betreffende regiogemeentes (regio Kennemerland en regio West-Friesland). Het zou ook kunnen dat in de toekomst ( nabij en verder weg) mogelijk alternatief gebruik gemaakt kan / moet worden van de huidige vacatures , indien nieuwe gemeentes van het verzorgingsgebied toe zullen treden tot deze programmaraad.

Hoe de toetreding van nieuwe gemeentes moet worden geregeld is nog punt van onderzoek

Belangrijk is dat nieuwe leden zo mogelijk voldoen aan het profiel .

3) Verkiezing Dagelijks Bestuur (DB): Er zijn geen andere kandidaten dan in de agenda vermeld. Tot voorzitter wordt Liesbeth de Jong gekozen (bij acclamatie). Secretaris wordt Samuel de Leeuw (eveneens bij acclamatie). Na een geheime stemming wordt Jan Boergonje met 10 stemmen voor gekozen tot penningmeester.

Vraag: Is er een vice-voorzitter nodig? Liesbeth de Jong zal dit bij een notaris navragen om aan alle twijfel een einde te maken.

4) Ingekomen stukken:

a. Overzicht mails t/m 3 juni. Wordt ter plekke uitgereikt.

b. Waarschuwing vanuit Kabelraden over minimaal noodzakelijk aantal leden om als Programmaraad rechtsgeldige besluiten te nemen en adviezen op te stellen. Minimaal 7 leden zijn vereist, dus tijdig aandacht voor vacature-vervulling. Betreffend stuk wordt ter plekke uitgereikt.

c. Adviesprocedure. Er wordt ter plekke een leidraad uitgereikt om tot een goed onderbouwd advies te komen. Belangrijk voor het inhoudelijk werk als programmaraad. Het D.B. zegt toe, dat voortaan tijdens de vergadering uitgereikte stukken ook zullen worden toegezonden aan niet ter vergadering aanwezige leden.

d. Van diverse gemeentes brieven met hun akkoord, mits de statuten niet meer worden gewijzigd.

7) Mededelingen:

a. Vanuit de voorbereidingsgroep is duidelijk gesteld dat de statuten vóór 1 juli geldig moeten zijn ivm de financiering door gemeentes en Ziggo. Hiervoor moeten de DB-leden tijdig een gelegaliseerde handtekening plaatsen (via een notaris of de gemeente-administratie).

b. Declareerbare bezoeken aan congressen, Kabelraadbijeenkomsten etc. alleen ná afstemming met het DB en er wordt altijd een verslag gemaakt ten behoeve van de hele vergadering (Actie allen).

8) Voortgang fusieproces:

a. Geldigheid van de statuten (na legalisatie van de handtekeningen) en inschrijving bij de Kamer van Koophandel is noodzakelijk om een bankrekening te kunnen openen

b. De statuten zijn tijdig gedeponeerd en gevalideerd

c. Als post adres zal het adres De Fruittuinen 41, 2132 NZ Hoofddorp worden gebruikt.

d. 26 van de 37 gemeentes zijn inmiddels akkoord (inclusief financiële toezegging). Enkele gemeentes moeten opnieuw benaderd worden . Ook zullen een aantal gemeentes een antwoordbrief krijgen van de voorzitter waarin ingegaan wordt op hun vragen. De conceptbrief wordt doorgenomen en aangepast.

e. Voortgang wordt door Liesbeth de Jong gerapporteerd aan de secretaris van de VNHG.

f. De penningmeester zal de gemeentes en Ziggo benaderen voor inning van de toegezegde financiën.

g. Verder taakverdeling:

Website wordt bijgehouden door Richard van Wal.

Webmail beheerder: Henk Hommes.

Verslaglegging volgende vergaderingen: Henk Hommes en/of Alfred Cahn

h. Financiële zaken:

Na enige discussie wordt het begrotingsvoorstel van de voorbereidingsgroep overgenomen.

i. Declaraties:

Het voorgestelde declaratieformulier is akkoord. Declaraties bij voorkeur per E-mail indienen bij de penningmeester.

j. Presentielijst:

Er wordt door de penningmeester een presentielijst opgesteld en bijgehouden .

k. Het toegestuurde Huishoudelijke Reglement (HHR) wordt doorgenomen en op een aantal punten aangepast. Een tweede concept wordt opgesteld en opnieuw verstuurd. Volgende vergadering opnieuw agendapunt.

l. Bezoeken aan congressen, kabelraadbijeenkomsten en dergelijke zijn uitsluitend declarabel =, als dit van te voren is goed gekeurd door het D.B.

m. Het staat leden uiteraard vrij dit soort evenementen voor eigen rekening te bezoeken. Dan wel graag coördineren met de voorzitter, zodat bijvoorbeeld kan worden afgesproken wie, wat doet.

9) Vergaderschema:

a. Het voorgestelde vergaderschema is akkoord, d us 06-09-2010 DB-vergadering

(16.00 uur) en 07-10-2010 Algemene Vergadering (19.30 uur).

b. Locatie is uitstekend voor iedereen.

10) Vanuit Ziggo geen opmerkingen of mededelingen.

11) Rondvraag: Geen vragen of opmerkingen

Voorzitter sluit om +/- 22.00 uur de vergadering met een dankzegging aan de deelnemers en een speciaal woord van dank aan de voorbereidingsgroep.