Kabelraden

Notulen openbare vergadering dd. 07-06-2010.

Notulist: Hub.

Locatie: Motel Akersloot.

Aanwezig: Jan Boergonje; Liesbeth de Jong; Samuel de Leeuw; Richard de Wal; Peter Manasse; Jan Kooy; Monie Lutgerink; Rinus de Haan; Henk Hommes; Wout Louwman; Hub Littmann.

Afwezig m.k.: Alfred Cahn; Thea Schuitemaker; René van Winden (Ziggo).

1) Vanuit de voorbereidingsgroep is Liesbeth aangewezen om deze vergadering te leiden totdat er een “Dagelijks Bestuur” is gekozen. Ook is er vanuit de voorbereidingsgroep een agenda opgesteld voor deze officiële oprichtingsvergadering van de Regionale Programmaraad Noord-Holland.

2) Liesbeth opent deze vergadering met een hartelijk welkom aan alle aanwezigen. Unaniem wordt tot de oprichting van de nieuwe gecombineerde Programmaraad besloten en de agenda wordt onveranderd vastgesteld.

3) Voorstelrondje; alle aanwezigen stellen zich kort voor en geven ook aan waarom ze zich kandidaat hebben gesteld voor deze nieuwe programmaraad, ontstaan door een fusie van 3 reeds lang bestaande programmaraden.

Liesbeth vat een en ander samen en geeft nogmaals duidelijk het belang van een goed werkende programmaraad aan. Ze rekent op een vruchtbare en prettige samenwerking en geeft ook aan dat de leden van deze raad een regio vertegenwoordigen, niet meer een gemeente.

Er zijn nog 2 vacatures; invulling moet geschieden door kandidaten uit de betreffende regiogemeentes (regio Kennemerland en regio West-Friesland).

Het zou ook kunnen dat in de toekomst (nabij en verder weg) mogelijk alternatief gebruik gemaakt kan / moet worden van de huidige vacatures, indien nieuwe gemeentes van het verzorgingsgebied toe zullen treden tot deze programmaraad. Mogelijke kandidaten zijn Edam/Volendam en Amstelveen. Hoe de toetreding van nieuwe gemeentes moet worden geregeld is nog punt van onderzoek. Belangrijk is dat nieuwe leden zo mogelijk voldoen aan het profiel.

4) Verkiezing Dagelijks Bestuur (DB): Er zijn geen andere kandidaten dan in de agenda vermeld. Tot voorzitter wordt Liesbeth de Jong gekozen (bij acclamatie). Secretaris wordt Samuel de Leeuw (eveneens bij acclamatie). Na een geheime stemming wordt Jan Boergonje met 10 stemmen voor gekozen tot penningmeester.

Vraag: Is er een vice-voorzitter nodig? Liesbeth zal dit bij een notaris navragen om aan alle twijfel een einde te maken.

5)

a) Laatste verslag “Multikabel” is verzonden aan alle relevante personen.

b) Jan Boergonje geeft mondeling een kort verslag van de laatste vergadering “IJmond Noord”. De formele ontslagbrieven door de betreffende gemeentes moeten nog komen, evenals de nieuwe benoemingen.

6) Ingekomen stukken:

a. Overzicht mails t/m 3 juni. Wordt ter plekke uitgereikt.

b. Waarschuwing vanuit Kabelraden over minimaal noodzakelijk aantal leden om als Programmaraad rechtsgeldige besluiten te nemen en adviezen op te stellen. Minimaal 7 leden zijn vereist, dus tijdig aandacht voor vacature-vervulling. Betreffend stuk wordt ter plekke uitgereikt.

c. Adviesprocedure. Er wordt ter plekke een leidraad uitgereikt om tot een goed onderbouwd advies te komen. Belangrijk voor ons inhoudelijk werk als programmaraad.

d. Positieve fanbrief (over terugkeer TV 5). Ook leuk om te horen.

e. Van diverse gemeentes brieven met hun akkoord, mits de statuten niet meer worden gewijzigd.

7) Mededelingen:

a. Vanuit de voorbereidingsgroep is duidelijk gesteld dat de statuten vóór 1 juli geldig moeten zijn ivm de financiering door gemeentes en Ziggo. Hiervoor moeten de DB-leden tijdig een gelegaliseerde handtekening plaatsen (via een notaris of de gemeente-administratie). (Actie DB-leden)

b. Aan Kabelraden moeten de gegevens doorgegeven worden van de (nieuwe) leden. Eveneens opgave van die leden die nog het zogenaamde handboek moeten ontvangen.

c. Declareerbare bezoeken aan congressen, Kabelraadbijeenkomsten etc. alleen ná afstemming met het DB en er wordt altijd een verslag gemaakt ten behoeve van de hele vergadering.

8) Voortgang fusieproces:

a. Geldigheid van de statuten (na legalisatie van de handtekeningen) en inschrijving bij de Kamer van Koophandel is noodzakelijk om een bankrekening te kunnen openen

b. Als postadres zal het adres De Fruittuinen 41 2132 NZ Hoofddorp worden gebruikt.

c. 26 van de 37 gemeentes zijn inmiddels akkoord (inclusief financiële toezegging). Enkele gemeentes moeten opnieuw benaderd worden. Ook zullen een aantal gemeentes een antwoordbrief krijgen van de voorzitter waarin ingegaan wordt op hun vragen. De conceptbrief wordt doorgenomen en aangepast.

Voortgang wordt door Liesbeth gerapporteerd aan de secretaris van de VNHG.

e. De penningmeester zal de gemeentes en Ziggo benaderen voor inning van de toegezegde financiën.

f. Verder taakverdeling:

Website wordt bijgehouden door Richard (Ineen schuiven van bestaande websites)

Webmailbeheerder: Henk.

Verslaglegging volgende vergaderingen: Henk en/of Alfred. Afspraak is dat de opgestelde notulen eerst naar de voorzitter gaan, na correctie worden ze doorgestuurd als concept naar de leden en vastgesteld op de eerstvolgende vergadering.

g. Financiële zaken:

Na enige discussie wordt het begrotingsvoorstel van de voorbereidingsgroep overgenomen.

h. Declaraties:

Het voorgestelde declaratieformulier is akkoord. Declaraties bij voorkeur per E-mail indienen bij de penningmeester.

i. Presentielijst:

Er wordt door de penningmeester een presentielijst opgesteld en bijgehouden. Voor deze avond wordt een provisorische lijst opgesteld.

j. Het toegestuurde Huishoudelijke Reglement (HHR) wordt doorgenomen en op een aantal punten aangepast. Een tweede concept wordt opgesteld en opnieuw verstuurd. Volgende vergadering opnieuw agendapunt.

9) Vergaderschema:

a. Het voorgestelde vergaderschema is akkoord,

06-09-2010 DB-vergadering

07-10-2010 Algemene Vergadering (19.30 uur).

b. Locatie is uitstekend voor iedereen.

10) Vanuit Ziggo geen opmerkingen of mededelingen.

11) Rondvraag: Geen vragen of opmerkingen

Voorzitter sluit om +/- 22.00 uur de vergadering met een dankzegging aan de deelnemers en een speciaal woord van dank aan de voorbereidingsgroep.